Juridisch
Verwerkersovereenkomst (AVV) op grond van Art. 28 DSGVO
Vertaling ter informatie. Alleen de Duitse versie is juridisch bindend.
Vertaling ter informatie. Alleen de Duitse versie is juridisch bindend.
Wanneer deze overeenkomst geldt
Deze overeenkomst geldt uitsluitend voor zakelijke events — geboekt door een onderneming, een overheidsinstantie, een vereniging of een andere organisatie in het kader van haar activiteiten. Zij wordt bij het sluiten van de overeenkomst automatisch onderdeel van het contract en hoeft niet afzonderlijk te worden ondertekend; een ondertekend exemplaar stellen wij op verzoek beschikbaar via privacy@snapories.com.
Zij geldt niet voor privé-events (bruiloft, verjaardag, familiefeest). Daar is de boekende persoon doorgaans uitgezonderd van de DSGVO (huishouduitzondering, Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO) en zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke — een verwerking in opdracht bestaat in deze constellatie niet.
Partijen
| Verwerkingsverantwoordelijke | de boekende organisatie (hierna 'Organisator') |
| Verwerker | Matthias Anderer GmbH, Abt-Kaspar-Str. 19, 83607 Holzkirchen, Duitsland |
§ 1 Onderwerp, duur en gebondenheid aan instructies
1.1 Onderwerp is de verwerking van persoonsgegevens die wij bij het verrichten van de in de algemene voorwaarden beschreven diensten in opdracht van de Organisator uitvoeren. Aard, doel, omvang, gegevenscategorieën en betrokkenen volgen uit Bijlage 1.
1.2 De overeenkomst loopt voor de duur van het hoofdcontract, uiterlijk tot de verwijdering van alle in opdracht verwerkte gegevens overeenkomstig § 9.
1.3 Wij verwerken de gegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de Organisator. Instructies worden in tekstvorm gegeven aan privacy@snapories.com; de in het product voorziene instelmogelijkheden (eventperiode, dataregio, zichtbaarheid, deellink voor gasten, blokkeren van afbeeldingen en gasten, talen, verwijderingsverzoeken) gelden als instructie.
1.4 Achten wij een instructie onrechtmatig, dan delen wij dit onverwijld mee. Wij mogen de uitvoering opschorten tot bevestiging of wijziging (Art. 28 Abs. 3 UAbs. 2 DSGVO).
1.5 Verwerkingen voor eigen doeleinden — contractafwikkeling en facturering, bedrijfs- en IT-beveiliging, misbruikbestrijding, geaggregeerde kerncijfers zonder persoonsgegevens, nakoming van wettelijke verplichtingen — vormen niet het onderwerp van deze overeenkomst. In zoverre zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke; de privacyverklaring is van toepassing.
§ 2 Plaats van de verwerking
2.1 De gegevens van een event worden verwerkt in de voor dat event bij de boeking gekozen dataregio: Europese Unie (Frankfurt am Main) of Verenigde Staten (Noord-Virginia). Er vindt geen spiegeling tussen de regio's plaats. Opslag, verwerking en verwijdering vinden uitsluitend in deze regio plaats; voor de uitlevering van de afbeeldingen worden deze, zolang het event loopt, tijdelijk ook op edge-locaties buiten de gekozen regio tussentijds opgeslagen (Bijlage 3, sectie 1.1).
2.2 In afwijking hiervan vindt de generatie in de AI-fotobox plaats bij de ingezette AI-aanbieder, ook buiten de EER (Bijlage 3). De Organisator neemt hiervan kennis; schakelt zij de fotobox voor haar event uit, dan vervalt deze doorgifte.
2.3 Doorgiften aan derde landen vinden uitsluitend plaats op grond van een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914) met een transfer-effectbeoordeling.
2.4 In afwijking van § 2.1 worden de communicatiegegevens volgens Bijlage 1 — de e-mailadressen van de dashboardgebruikers en hun aanmeldcodes — bij elk event verwerkt in de Europese Unie (Frankfurt am Main), ongeacht de dataregio van het event. Eén account beheert events in beide regio's; deze gegevensset behoort daarom tot geen enkel afzonderlijk event en kan geen event volgen, zij wordt eenmalig bewaard en vanuit beide regio's gelezen (Bijlage 3, onderdeel 1.2). Een afbeelding is hierbij niet betrokken. Hetzelfde geldt voor de gegevens die wij volgens § 1.5 als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke verwerken.
§ 3 Vertrouwelijkheid
3.1 Wij zetten voor de verwerking uitsluitend personen in die tot vertrouwelijkheid verplicht zijn of onder een passende wettelijke geheimhoudingsplicht vallen (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO).
3.2 De ingezette personen zijn vertrouwd met de relevante voorschriften inzake gegevensbescherming en worden regelmatig geïnstrueerd.
§ 4 Technische en organisatorische maatregelen
4.1 Wij treffen de in Bijlage 2 beschreven maatregelen volgens Art. 32 DSGVO en handhaven deze gedurende de looptijd van de overeenkomst.
4.2 Maatregelen mogen verder worden ontwikkeld, zolang het beschermingsniveau niet wordt onderschreden. Wezenlijke wijzigingen documenteren wij en delen wij op verzoek mee.
§ 5 Subverwerkers
5.1 De organisator verleent een algemene schriftelijke toestemming voor de inzet van subverwerkers (Art. 28 Abs. 2 Satz 2 DSGVO). De op het moment van deze overeenkomst ingezette subverwerkers zijn in Bijlage 3 bij naam vermeld.
5.2 Indien wij voornemens zijn een andere subverwerker in te schakelen of een bestaande te vervangen, informeren wij de organisator ten minste 30 dagen van tevoren in tekstvorm. De organisator kan binnen deze termijn om een gewichtige, op gegevensbescherming betrekking hebbende reden bezwaar maken. Maakt zij bezwaar, dan kunnen wij de betrokken dienst aanpassen of de overeenkomst met ingang van de geplande wijziging regulier opzeggen en de naar rato berekende vergoeding terugbetalen.
5.3 Wij verplichten subverwerkers tot gegevensbeschermingsverplichtingen die in wezen overeenkomen met de hier overeengekomen verplichtingen, en zijn voor hun gedrag aansprakelijk als voor ons eigen gedrag.
§ 6 Ondersteuning van de organisator
6.1 Rechten van betrokkenen. Indien betrokken personen zich rechtstreeks tot ons wenden, sturen wij het verzoek onverwijld door naar de organisator en beantwoorden wij het niet zelf, voor zover het de opdracht betreft. Wij ondersteunen de organisator met passende technische en organisatorische maatregelen bij de nakoming van de rechten uit Art. 12–22 DSGVO, met name bij inzage, rectificatie, wissing, beperking en afgifte van de afbeeldingen van een event.
6.2 Verplichtingen uit Art. 32–36 DSGVO. Wij ondersteunen de organisator bij het waarborgen van de beveiliging van de verwerking, bij meldingen van inbreuken in verband met persoonsgegevens en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, telkens met inachtneming van de aard van de verwerking en de ons ter beschikking staande informatie.
6.3 Inspanning. De ondersteuning is binnen het gebruikelijke en redelijke kader kosteloos. Voor ondersteuning die verder gaat dan wat wettelijk verschuldigd is en een aanzienlijke inspanning vergt, kunnen wij een redelijke vergoeding verlangen; hierop wijzen wij van tevoren.
§ 7 Melding van inbreuken in verband met persoonsgegevens
7.1 Wij informeren de organisator onverwijld nadat wij kennis hebben gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens binnen het verwerkingsgebied — in de regel binnen 24 uur.
7.2 De melding bevat, voor zover beschikbaar: een beschrijving van de aard van de inbreuk, de categorieën en het geschatte aantal betrokken personen en gegevensrecords, de waarschijnlijke gevolgen, de genomen en voorgestelde maatregelen alsmede een contactpunt.
7.3 De melding aan de toezichthoudende autoriteit (Art. 33 DSGVO) en de kennisgeving aan betrokken personen (Art. 34 DSGVO) berusten bij de organisator; wij ondersteunen haar daarbij.
§ 8 Bewijzen en controles
8.1 Wij stellen de organisator op verzoek alle informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van de verplichtingen uit Art. 28 DSGVO aan te tonen — in de eerste plaats door documentatie, Bijlage 2 en, voor zover aanwezig, certificaten en auditrapporten van onze subverwerkers.
8.2 Volstaan deze bewijzen in een afzonderlijk geval niet, dan maken wij controles mogelijk, met inbegrip van inspecties. Deze dienen met een redelijke aankondigingstermijn (ten minste 14 dagen) te worden aangekondigd, mogen de bedrijfsvoering niet onredelijk verstoren en vinden ten hoogste eenmaal per jaar plaats — tenzij er een concrete aanleiding bestaat. Controlerende derden mogen geen concurrenten zijn en dienen tot geheimhouding te worden verplicht.
§ 9 Verwijdering en teruggave
9.1 Na beëindiging van de verwerking verwijderen wij de in opdracht verwerkte gegevens of geven deze naar keuze van de organisator terug. De afbeeldingen van een evenement kan de organisator te allen tijde via het dashboard downloaden.
9.2 Zonder afwijkende instructie vindt de verwijdering plaats bij het verstrijken van de in de algemene voorwaarden overeengekomen bewaartermijn. Op verzoek verwijderen wij eerder.
9.3 Van verwijdering uitgezonderd zijn gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht bestaat; deze worden voor verder gebruik geblokkeerd.
9.4 De verwijdering wordt op verzoek in tekstvorm bevestigd.
§ 10 Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid richt zich naar Art. 82 DSGVO en de bepalingen van het hoofdcontract; de aansprakelijkheidsbeperkingen van het hoofdcontract gelden niet voor vorderingen van betrokken personen op grond van Art. 82 DSGVO.
§ 11 Verhouding tot het hoofdcontract
Bij tegenstrijdigheden tussen deze overeenkomst en het hoofdcontract gaat deze overeenkomst voor met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
§ 12 Slotbepalingen
12.1 Wijzigingen behoeven de tekstvorm. 12.2 Het Duitse recht is van toepassing. 12.3 Mocht een bepaling ongeldig zijn, dan blijft de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. 12.4 Bindende taalversie.
Uitsluitend de Duitse versie van deze overeenkomst is bindend. Versies in andere talen stellen wij uitsluitend ter informatie beschikbaar. Bij afwijkingen gaat de Duitse versie voor.
Bijlage 1 — Voorwerp van de verwerking
Aard en doel. Verzameling, opslag, structurering, weergave, terbeschikkingstelling en verwijdering van afbeeldingen en bijbehorende gegevens ten behoeve van het beheer van een besloten evenementengalerij inclusief een AI-fotobox, in opdracht en volgens de instructies van de organisator. De fotobox heeft geen eigen camera: een gast past deze toe op een zelf gemaakte afbeelding die zich al in de galerij bevindt. Heeft de organisator AI-afbeeldingen geboekt, dan wordt bovendien elke geüploade afbeelding automatisch gecontroleerd op de vraag of de functie daarvoor kan worden aangeboden (Bijlage 3, Google).
Betrokkenen
- gasten die aan het evenement deelnemen
- personen die zijn afgebeeld op bijgedragen of gegenereerde afbeeldingen
- medewerkers van de organisator die het dashboard gebruiken
Gegevenscategorieën
| Categorie | Inhoud |
|---|---|
| Afbeeldingsgegevens | door gasten gemaakte foto's, werkkopieën van een voor een AI-generatie gebruikte foto, gegenereerde afbeeldingen, voorbeeldweergaven |
| Afbeeldingsmetadata | tijdstip van opname, afmetingen, toewijzing aan gast en evenement, blokkeringsstatus, deelmarkering, resultaat van de automatische AI-geschiktheidscontrole (een ja/nee-waarde) |
| Deelnamegegevens | zelfgekozen weergavenaam, rol, contingenten en het verbruik daarvan, tijdstip van deelname |
| Identiteitsgegevens (zonder account) | serverzijdig uitgegeven identificatie en toegangstoken; geen apparaat-fingerprint |
| Evenementgegevens | evenementnaam, periode, deelnamecode, instellingen, talen, dataregio |
| Communicatiegegevens | e-mailadressen van de dashboardgebruikers, eenmalige codes |
| Tekstinvoer | beschrijvende teksten die gasten in de AI-fotobox invoeren |
Bijzondere categorieën. Er worden geen biometrische gegevens voor de unieke identificatie van een natuurlijke persoon gegenereerd; nergens ontstaan gezichtssjablonen (templates), gezichtsvectoren of een gezichtsvergelijking.
De analyse die voorafgaat aan een AI-generatie en de automatische controle van elke geüploade afbeelding genereren echter een korte beschrijving van de op de voorgrond afgebeelde personen, die hun ogenschijnlijke huidskleur en hun ogenschijnlijke etnische afkomst omvat — gegevens in de zin van Art. 9 DSGVO. Zij dienen uitsluitend om het uiterlijk van de afgebeelde personen in de gegenereerde afbeelding te behouden; zij worden niet in de database van de verwerker geschreven (bij een generatie worden zij versleuteld meegevoerd in het sessietoken dat de app van de gast bewaart; bij de automatische controle worden zij verworpen zodra het ja/nee-antwoord daaruit is afgeleid) en worden niet gebruikt om iemand in te delen, te profileren, te beoordelen of te herkennen.
Bovendien kunnen afbeeldingen naar hun aard gevoelige informatie prijsgeven; de organisator beoordeelt op eigen verantwoordelijkheid of haar evenement in dit opzicht bijzondere voorzorgsmaatregelen vereist.
Bijlage 2 — Technische en organisatorische maatregelen (Art. 32 DSGVO)
Vertrouwelijkheid
- Fysieke toegang: uitsluitend datacentra van gecertificeerde aanbieders (ISO 27001, SOC 2); wij beheren geen eigen hardware.
- Systeemtoegang: toegang tot productiesystemen uitsluitend voor aangewezen personen, via gepersonaliseerde accounts met tweefactorauthenticatie; toegang tot de interne console via een uitdrukkelijk vastgelegde adreslijst.
- Gegevenstoegang: aan rol en toepassingsgebied gebonden tokens (event, host, partner, aanbeveling, staff); afbeeldingsbestanden uitsluitend via ondertekende, kortlevende ophaallinks.
- Scheiding: scheiding van de dataregio's voor evenementgegevens (eigen databases, eigen opslagruimtes, geen regio-overschrijdende spiegeling); account- en bedrijfsgegevensrecords worden eenmaal in de EU bewaard en vanuit beide regio's gelezen, in plaats van naar één regio te worden gekopieerd (§ 2.4); scheiding van de zes interfaces op eigen domeinen zonder gedeelde browseropslag; scheiding van test- en productiegegevens.
- Pseudonimisering: accountvrije identiteit via serverzijdig uitgegeven identificaties; IP-adressen van de misbruiktellers worden ingekort en gehasht, nooit in platte tekst opgeslagen.
Integriteit
- Doorgifte: TLS voor alle verbindingen; geen integratie van externe lettertypen, analyse- of advertentietools in de gasten-app en het organisator-dashboard, waarin opdrachtgegevens worden verwerkt; betaalgegevens stromen rechtstreeks naar de betalingsdienstaanbieder.
- Invoer: serverzijdige controle van alle invoer tegen een centraal, getypeerd contractschema; logging van administratieve handelingen; contingent- en kostentellers met atomaire operaties tegen dubbele boekingen.
Beschikbaarheid en belastbaarheid
- beheerde, meervoudig redundante opslag- en databasediensten met versleuteling in rust; automatische schaling van de applicatielaag; harde kostengrenzen voor AI-aanroepen; misbruikbescherming tegen geautomatiseerde massale aanroepen.
Procedures voor toetsing
- geautomatiseerde testruns vóór elke publicatie (functionele end-to-end-tests, controle van de infrastructuurbeschrijving, automatische vergelijking van elke opslagvermelding in de browser tegen een centraal register);
- gedocumenteerde ontvangst van instructies via een aangewezen adres;
- controle op de opdrachtverwerking via § 5 van deze overeenkomst.
Bijlage 3 — Subverwerkers
De telkens actuele Lijst van subverwerkers, die deel uitmaakt van deze overeenkomst, is van toepassing. Wijzigingen worden overeenkomstig § 5.2 meegedeeld.